Wir nutzen zur Verwaltung unserer Kunden- und Interessentendaten einen Dienst für unser Customer-Relationship-Management (CRM). In diesem Zusammenhang findet das CRM-System des Anbieters Salesforce (Salesforce, Inc., The Landmark @ One Market, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA) Einsatz.

Zweck der Verarbeitung

Der Einsatz von Salesforce dient der effizienten Verwaltung unserer Kunden- und Interessentendaten, der Bearbeitung von Kontaktanfragen sowie der Pflege von Geschäftsbeziehungen.

Verarbeitete Daten und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die von Ihnen in die Formularfelder des Kontaktformulars eingegebenen und hochgeladenen oder alternativ per E-Mail, Telefon oder Post übermittelten Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage, um Ihnen eine entsprechende Auskunft zu erteilen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Unternehmen, Anfragedetails sowie ggf. hochgeladene Dateien.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer organisierten Kundenbetreuung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Datenübermittlung & Sicherheit

Wir haben mit Salesforce einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) abgeschlossen, der den Anforderungen des Art. 28 DSGVO entspricht.  In diesem verpflichtet sich Salesforce, die Daten nur nach unseren Weisungen und gemäß EU-Datenschutzstandards zu verarbeiten.
Da personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden können, stützen wir den Datentransfer primär auf die Zertifizierung von Salesforce unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), das von der Europäischen Kommission als angemessenes Schutzniveau anerkannt ist (Adequacy Decision). Ergänzend und subsidiär kommen die EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Modul 2 – Auftragsverarbeitung) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO zum Einsatz.
Weitere Informationen zu den Transfermechanismen finden Sie im aktuellen Data Processing Addendum von Salesforce sowie auf der offiziellen DPF-Teilnehmerseite: www.dataprivacyframework.gov/participant/5959
Die aktuelle Datenschutzerklärung von Salesforce (als Verantwortlicher) finden Sie hier: https://www.salesforce.com/company/privacy/
Details zur Datenverarbeitung durch Salesforce (als Auftragsverarbeiter) sind im Data Processing Addendum beschrieben: https://www.salesforce.com/content/dam/web/en_us/www/documents/legal/Agreements/data-processing-addendum.pdf

Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeit

Sie haben das Recht, der Verarbeitung auf Basis des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) jederzeit zu widersprechen. Nutzen Sie hierfür bitte die in der Datenschutzerklärung genannten Kontaktwege. 
Ihre weiteren Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) sowie deren Ausübung sind in der allgemeinen Datenschutzerklärung beschrieben.

Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

Die Angaben im Kontaktformular sind weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben, jedoch zum Absenden und zur Bearbeitung der Anfrage notwendig. Sofern Sie die vorhandenen Pflichtfelder nicht oder nicht vollständig ausfüllen, kann Ihre Anfrage nicht abgesendet oder bearbeitet werden.

Speicherdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in unserem CRM-System Salesforce so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Daten aus Anfragen oder vorvertraglichen Beziehungen werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet ist oder der Zweck der Datenerhebung entfällt, sofern daraus kein Vertrag resultiert.  Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (§ 257 HGB, § 147 AO) bewahren wir bestimmte geschäftsrelevante Daten (z. B. Geschäftsbriefe, Buchungsbelege) bis zu 10 Jahre auf. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten automatisiert gelöscht oder anonymisiert (z. B. über Salesforce-eigene Lösch-Routinen oder das Privacy Center).

Die Datenschutzerklärung der Niedax GmbH & Co. KG finden Sie hier:

Datenschutzerklärung